名刺管理で陥りやすい間違った整理法とは

作家の美崎栄一郎さん。名刺は輪ゴムでくくったまま持ち歩いている
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【アナログ派】日付印を押して輪ゴムで束ねるだけ。美崎さんおすすめの簡単整理
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【デジタル派】スマホで撮影すれば、文字情報をデジタルデータとして読み込む名刺管理アプリ
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 ●名刺管理どうしてる?

 会社勤めもこの春で2年目に入ります。今までもらった名刺を数えてみると239枚ありました。ところがよく見ると、失礼ながらお顔も思い出せない方も結構いらっしゃいます。きちんと名刺を整理して、仕事にもっと活用したいと思うのですが、いい方法はありますか。

 ●時系列で輪ゴム止め 多彩なスマホアプリ

 猫の小町と申します。皆さんがお困りのことをたちまち解決していきます。

 名刺管理サービス「Sansan(サンサン)」(東京)が、2015年に20~50代の働く男女355人に尋ねた調査によると「今までにもらった名刺」は平均1387枚。お目当ての名刺を見つけるのにかかる時間は「6分」という回答が多かったそうです。皆さん苦労しているようですね。

 管理法は、ファイルやボックスなどを使うアナログ派が78・9%、スマートフォンのアプリなどを使うデジタル派が10・1%、管理しない人も11%いました。

 ではアナログ管理について、仕事道具の整理法などに関する著書がある作家、美崎栄一郎さん(46)=東京=に伺いました。

 「名刺整理で陥りやすい間違いは完璧に管理しようとすること。全てを把握するのは無理なのでできるだけ簡単な方法がいいです」

 おすすめは、日付印を名刺に押して輪ゴムで束ねるだけの簡単整理。新しい日付を一番上にし、1週間や1カ月など見返しやすい量でまとめ、お菓子箱など手頃な箱に並べます。時系列にするのは、名前や会社名より、いつどんな場面で会ったかの方が比較的思い出しやすいから。この方法だと、おおよその時期が分かれば見つけられますし、スケジュール帳などに記録があれば、さらに簡単です。

 大切なのはとにかく時間をかけないこと。美崎さん自身、名前や会社を五十音順に並べてファイルに保管していた経験がありますが「結局ほとんど使わない名刺の整理に膨大な時間を割いていることに気付いた」と言います。今は、よく使うものだけ縮小コピーしてノートに貼ったり、スマホの電話帳に登録したりするそうです。

 ではデジタル管理ならどうでしょう。

 スマホのアプリを使えば撮影した名刺の情報をデジタルデータにして保存できます。最初は面倒だと思うかもしれませんが、名前・会社名・肩書・電話番号などを認識して一度に取り込めるので、後で会社名や名前の一部からでも検索できて便利です。相手に連絡したいときは、アプリからワンタッチで電話をかけたり、メールを送ったりもできます。Sansan広報担当の小池亮介さん(29)は「名刺交換が多い人を中心にデジタル管理派は年々増えています」と話します。

 主要アプリだけで10種類ほどあり、同社の個人向けアプリ「Eight(エイト)」は利用者同士なら会員制交流サイト(SNS)のようにメッセージのやりとりもできます。米国の「CamCard(カムカード)」も根強い人気。「エバーノート」は書類整理やメモなど定評ある機能と合わせて名刺管理したい人に最適です。いずれも有料・無料のプランがあります。

 アプリなら分厚い名刺ファイル何冊分もの情報をスマホに入れて持ち運べます。名刺の情報を読み込む精度や使い勝手などを確かめて選んでください。

=2018/03/07付 西日本新聞朝刊=

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