デジタル化、コロナ禍など社会はめまぐるしく変化し、企業もこれまでと同様の経営では将来の展望が描きにくくなってきている。西日本新聞社は、これから50年、100年先を見据えたDX時代の持続可能な地域、企業づくりを応援するために「福岡DXカンファレンス2023」を1月20日、福岡市中央区のみらいホールで開催した。当日、リックスの経営企画部法務グループ マネージャー 松本由洋氏を迎えて事例紹介したリーガルオンテクノロジーズ　マーケティング部カスタマーマーケティング係長 江畑夏海氏による「リックス株式会社の実例から学ぶ～契約業務DXがもたらす企業価値の向上～」を抜粋して紹介する。

登壇者

リックス　経営企画部法務グループ
マネージャー　松本 由洋氏

リーガルオンテクノロジーズ　マーケティング部カスタマーマーケティング係
係長　江畑 夏海氏

　（略歴）
2020年10月リーガルオンテクノロジーズ（旧社名：リーガルフォース）のマーケティング部にカスタマーマーケティング担当として入社し、チーム立ち上げに従事。ユーザー向けイベントやオンラインコミュニティーに取り組み、年間約30件におよぶイベントの企画・運営やコンテンツの制作を行う。現在はカスタマーマーケティング係の係長としてユーザー向け施策の企画・運営責任者を務める。

審査品質に担当者の89％が不安を抱えているのが実情。テクノロジーと人の力で最大限のリスク回避を

「契約の期限管理はできていますか」とリーガルオンテクノロジーズの江畑夏海氏

江畑　我々は「全ての契約リスクを 制御可能にする」というミッションの下、3つのプロダクトを提供しています。まずは締結前の契約審査をサポートするAI契約審査プラットフォーム「LegalForce（リーガルフォース）」。各企業の法務部門で行っている契約審査をテクノロジーで支援します。次に締結後の契約管理をサポートするAI契約管理システム「LegalForceキャビネ」。そして紙の契約書スキャンを代行する「LegalForceキャビネスキャンプラス」というサービスです。この3つの製品を通して、契約業務に携わる皆様の支援をさせていただくプロダクトを提供しています。

　弊社では、契約には締結前と締結後にリスクが発生すると考えています。締結前のリスクには、不利な条項や、予期せず法律に違反している、実際の取引内容とかい離している…などが挙げられます。一方、契約締結後のリスクには、無意識のうちに契約に違反してしまっていた、権利を適切に行使できていない、契約期限管理ができておらず、予期せず更新してしまったり終了してしまったりなどが挙げられます。

　締結前にリスクを排除することがもちろん重要ですが、効力は締結後に発生します。締結後、事業がスムーズに運ぶように、獲得した権利をしっかりと行使する必要があり、また、多くの契約には期限があるため、期限管理ができていないと不必要な契約によって無駄な出費をする、もしくは必要な契約が終了してしまう恐れもあります。

契約前と契約後のリスクをどのように防ぐ？

　では契約リスクを防ぐには、どのような予防策があるか。締結前のリスクを制御するには、契約内容のレビューをしっかり行う、そして修正の交渉をするなどが挙げられます。締結後のリスク制御には、契約書を一元管理し適切な保管が重要です。台帳等を作成し、情報を集約・更新して、契約状況や更新期限が分かるようにしておくのが大切です。

　しかし、締結前のリスクは、人の目だけでは見落としの可能性がありミスが起こりがちです。また、担当者によって審査の精度にブレが出ることもあります。

　締結後のリスクは、人の手を使い、管理台帳を作成して管理することになりますが大変手間がかかります。何百何千と契約書が増えていくにつれて情報が膨大になり、特に期限の管理が大変になります。また、単調な作業なのでミスが起きやすいという側面もあります。

　実際に契約業務に携わっている方々にアンケートした結果、「自分がチェックした契約書に見落としの不安を感じている」と答えた人は実に89％にのぼります。また、「解約期限に気付かずに契約を自動更新してしまった経験がある」と約4割が答えています。

　そこで、我々は契約業務をテクノロジーで支えることで、隙のないリスク管理体制の実現が可能になると考えています。契約業務にテクノロジーを導入することで「品質向上」と「効率化」の2つの要素に寄与することができます。契約書のチェックや管理を自動化することで、人だけでは気付くことができなかった部分の品質向上を図ることができます。また、自動化することで効率化されるので、時間を作ることができ、これまで法務担当者がかけてきたリソースを、自動化だけでは100％にできない部分を人の手で補完することが可能になります。つまり、テクノロジーと人の力によって契約リスクを最小化することが可能になります。それこそが「企業価値の向上」に結び付くのです。

3年で2500超の企業・法律事務所がLegalForce導入。LegalForceキャビネは約600社

江畑　弊社が提供するソリューションを紹介します。まずAI契約審査プラットフォーム 「LegalForce」です。「契約審査を流れるようにスピーディーに」というコンセプトで2019年に正式版をリリースしました。約3年で2500を超える導入実績があり、約94％に品質向上を、約95％に時間削減を実感いただいています。また、多数の法律事務所で活用いただき、法律のプロに認められている点も特徴です。メインの機能は契約リスクとなる箇所や抜け漏れを瞬時に洗い出す「自動レビュー」です。

　この機能は、現在54類型の契約に対応しており、弁護士が監修している解説文やサンプル文も提示します。法改正にも対応しています。

　AI契約管理システム「LegalForceキャビネ」のコンセプトは、「契約書管理はアップロードするだけ」です。締結済みの契約書をアップロードすると、自動で全文をテキストデータ化し過去の契約書を簡単に探すことができるようになります。また、AIが管理台帳を自動で生成し、契約更新期日もメールでリマインドしてくれます。契約書の管理工数と探す手間や時間を削減し、スマートな契約管理体制を実現します。LegalForceキャビネは2020年にリリースし、約2年で600を超える企業に導入されています。

　本日は、LegalForceとキャビネの両方を導入し、ご活用くださっているユーザーをお招きしました。導入に至った経緯や活用法を伺います。

福岡市博多区に本社を置くメーカー商社、リックスの導入事例を紹介

松本　リックス株式会社経営企画部法務グループマネージャーの松本です。私は法科大学院修了後、企業法務、金融業務を経験し弊社で法務を担当しています。メーカー部門を併せ持つグローバル商社の法務部門として商社の法務、メーカー法務、国際法務など幅広く対応しています。

　弊社の事業内容は、鉄鋼をはじめ自動車、電子半導体、ゴム、タイヤなど製造業の現場で幅広く使用される産業機械を扱っており、メーカーと商社の2つの面を持った顧客密着型のビジネスを国内外で展開しています。1907年に福岡市博多区綱場町で足袋の卸売り業者として商店を創業し、現在は博多区山王に本社を移しています。世界7カ国の拠点があります。

AIレビューで審査時間を大幅削減し基準を統一、条文検索も便利

　

「時間も手間もかかっていた契約書の審査を効率化したかった」とリックスの松本由洋氏（右）

江畑　LegalForceを導入前、御社ではどんな課題がありましたか。

松本　契約の審査というのは契約書が長文ということもあって大変時間がかかる上に、確実に対応しなければいけない。そういう中でもっと迅速、確実にできないかが課題でした。契約業務は多い時で月に50件を超えます。現在3人いる法務担当が契約審査以外の業務に時間を割けるようになるためにも、審査業務を効率化したいと考えていました。また、審査の担当者それぞれで基準や価値観が異なり、審査にバラつきが出るので基準を定めたかったというのがあります。

江畑　リーガルフォースの印象や導入の決め手は。導入時に苦労された点などあれば。

松本　まずはAIが審査業務を助けてくれる点に魅力を感じました。また、いろいろカスタマイズできるので自社の法務審査業務に合った使い方ができる点も。さらに、改善が早いなど、御社開発担当者の技術力や熱意を感じ、LegalForceを使ったAI活用がとても楽しみになったというのもあります。

　一方、会社からは「これだけ費用をかけてどのくらいの効果が得られるか」と問われました。そこで、AIがもう一人の法務部員として稼働し、その分人間の労務コストを削減でき、費用対効果があるという説明をして導入に至りました。

江畑　皆さん、利用にはすぐに慣れましたか。

松本　導入後すぐに使える機能がたくさんあり、かつ使いこなせばどんどん良い効果が上がると感じています。

江畑　実際の使用の流れは。

松本　営業から紙の契約書を受け取ると、PDF化してLegalForceで読ませてAIによる自動レビューにかけ、まずはどこを修正すべきかをチェックします。また、必要に応じて比較機能を利用し、原案と修正案の違う箇所、更新前と更新後でどこが違ってどこが更新されたかなどを確認します。審査以外にも、社内規定を策定する際に新旧対照表で比較機能をよく使っています。また、「条文検索機能」が「あのときに使った条文をここでも使いたいな」というときに過去の自社のひな形や、LegalForceのひな形から反映できるので役立っています。

江畑　部署間で審査基準を統一したかった点はいかがですか。

松本　自動レビューにかけると、修正すべき項目がずらっと出てきて、損害賠償や管轄の情報など、項目ポイントごとに重要度を設定できるので、こだわらない項目は「低」に設定してさっと見る程度にし、逆に絶対押さえたいという項目は「高」にして必ず修正をかけるようにして基準の統一を計っています。

　AIが自動的に修正すべき点を洗い出してくれるので、審査担当者が迷ったり悩んだりしていた時間を随分削ることができるようになりました。また、契約書の審査では必要な条文が抜けている時に「抜け落ち」と指摘してくれるので助かっています

台帳作成業務を効率化しクラウド上のLegalForceキャビネに保存、営業所での閲覧も可能に

「DX化で生まれた時間を使って、より会社に貢献できる法務部に」と松本氏

江畑　次に契約書の管理、LegalForceキャビネの活用について伺います。

松本　管理業務においては、契約管理台帳などをエクセルで作っていることが多いと思います。その場合、契約書から日付や当事者名、有効期間などを抜き出して手打ちで入力する作業が発生します。弊社も同様で、この手間を解決したいと思っていました。また、エクセルの台帳とPDF化した契約書を関連付けようとしたときに、PDFをエクセルに貼り付けるといった作業が大変なので、そこも効率化したかった点です。

　また弊社では、契約書の有無や契約内容について全国の拠点から問い合わせがあり、その照会にも法務担当が時間を取られていたので、各拠点でも検索できるようにしたいという課題がありました。

江畑　LegalForceキャビネ導入の決め手はどんな点に。

松本　まずは台帳を作成する作業が効率化できます。AIが自動的に契約内容を読み込み、日付、当事者名など管理台帳に記入すべき項目を自動で抽出し、自動で管理台帳化してくれます。PDF化した契約書も読み込んで、自動的に台帳にひも付けられるという点も導入理由です。弊社が導入している電子契約とも連携でき、電子契約した契約書が自動的にLegalForceキャビネに取り込めるのもよかった点です。

江畑　契約管理をエクセルからLegalForceキャビネに移管させるのに苦労されたのでは。

松本　紙の契約書のPDF化に苦労しました。弊社ではその時点で4000通近くあり、業者への依頼も考えましたが、結果的には自分たちの手でコツコツとPDF化しました。

江畑　他部署からの問い合わせへの対応は。

松本　今は他部署の者もLegalForceキャビネで検索できるので、検索方法を説明しています。契約書によっては閲覧できる人が限られる場合がありますが、LegalForceキャビネは個々に閲覧権限を設定できる点も役立っています。

江畑　導入後に一番助かったという点は。

松本　管理台帳の作成ですね。基本的にはアップロードするだけで管理台帳が作成されるので、時間を節約できています。他部署からの問い合わせも減りました。また、我々法務部も検索機能で大変楽になりました。更新期限も管理でき、終了した分を検索して破棄できます。テレワークを進める上でも、どこにいても契約書の管理業務が可能です。

江畑　DXで業務はどう変わりましたか。

松本　契約書以外の法務に時間を割けるようになりました。具体的には自社の成長を助けるような法務ですね。例えば新規事業を始める場合には必ず法令関連の懸念がありますが、その段階から法務が入ってリスクは早めに取り除いたり解決策を提示したりする業務に取り組めるようになりました。

　法務は営業担当に武器を与えられる部門だと思っています。M&Aで今までにない技術を得る、特許取得で独占権を得る…など会社全体を成長させる武器です。そこはAIにはできない判断や業務なので、人間が取り組んでいきたいです。

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