今、日本人の働き方が急速に変化しています。Fukuoka Work Style Conference（福岡ワークスタイルカンファレンス、以下FWSC）は「働き方で未来は変わる」をコンセプトに、福岡県内で働き方改革に取り組む企業を募集し、独創的な取り組みを行う企業を表彰。時代やニーズ、人々に求められる働き方を推奨しています。2月24日（木）には表彰式を兼ねたイベントが開催される予定です。 今回、FWSCの活動に賛同する企業の代表者8人に取材したインタビューシリーズを展開。これからの働き方について考えます。

紙からデータへ。クラウド人事労務ソフトで業務効率アップ

2013年に東京で創業した株式会社SmartHRが、2015年にリリースしたクラウド人事労務ソフト「SmartHR」。全国で４万社以上が登録するほど人気が高く、2020年10月には福岡市に九州支社を開設し、すでに九州の中小企業から大手まで多くの会社で利用されています。九州支社長の黒川怜早さんにSmartHRの機能や魅力、九州支社の動向などを聞きました。

大幅な業務の効率化とペーパーレス化を実現

―まずは「SmartHR」がどのようなサービスか、そしてなぜ誕生したのか教えてください。

黒川氏　SmartHRは、雇用契約や入退社手続き、年末調整などの多様な労務手続きをオンライン化して、ペーパーレスを実現するソフトです。サービスが生まれたきっかけは、創業者の宮田が、妻の産休手続きのために会社から大量の書類をもらい、記入するのが大変そうな姿を見たことです。疑問を感じて調べたところ、人事・労務の手続きはアナログな世界だと知り、それを解決するサービスがなかったため自ら作りました。身近な体験から生まれたサービスなんです。

―SmartHRを導入すると、どんな課題を解決できるのでしょうか。

黒川氏　大きく二つあります。一つは、先ほどお話した入退社や年末調整など煩雑な手続きを効率化できます。私がいろいろな会社の方に聞いたところ、入社時に平均10枚ほどの紙に記入し押印して提出する必要があるようです。人事・労務担当の方は、その紙を回収して役所に提出する紙に転記したり、役所に持参したり、社内のシステムに入力したり、紙を保管したりとかなりの手間がかかります。SmartHRを使えば、担当者も従業員もスマートフォンやパソコンで作業ができて、紙の受け渡しや手記入、実際の押印が不要に。また、総務省が提供するe-GovAPI（イーガブ、「電子政府の総合窓口」）と連携しているので、ウェブ上から役所に申請できます。大幅に作業を軽減できて、「紙」がなくなることも大きな利点です。

従業員も人事・労務担当者も迷わず使えるインターフェース設計

―人事・労務担当者と従業員、双方にとってメリットがあるのですね。

黒川氏　はい、二つ目として、会社の経営会議や部門長会議などで使うための資料を担当者が簡単に作れるようになります。諸々の従業員データから集計作業などをする場合、一般的には紙やパソコンにバラバラに保管していた情報を一つ一つ確認して、エクセルにまとめることが多いと思います。しかしSmartHRなら、全ての情報がすでに一カ所に集まっているので、資料作成の時間を短縮できます。なおかつ、属人化しがちな業務を他の人もできるようになります。

故郷である九州、福岡への熱い思いを語る黒川支社長は、北九州市出身。福岡大学経済学部に在学中は陸上競技部に所属した。

集まったデータを業務改善や戦略策定に活用

―自然にデータがたまると、いろいろなことに活用できそうです。

黒川氏　まさに最近、弊社が力を入れているのは、一カ所に集まったデータを活かして組織の改善につなげてもらうという使い方です。支店や店舗など各拠点の勤務時間、離職率、入社後の成果など、さまざまな情報をボタン一つでレポート化できます。今まで見えづらかった情報まで可視化することで、今後の戦略も立てやすくなります。さらに、従業員の声を拾えるサーベイ（調査実施やその活用）など、お客さまのお役に立てるようなサービスを新たにリリースしています。

―導入された会社からどんな反応がありますか。

黒川氏　大変ご好評いただいています。「本当に紙がなくなった」「導入に不安があったけど、とてもスムーズにできた」というお声が多く、うれしく思っています。

中小から大手までデジタル初心者も導入

―九州ではどんな会社がご利用になっているのでしょうか。

黒川氏　SmartHRは従業員数名から数十万名まで下限も上限もないので、さまざまな会社に導入いただいています。例えば、JR九州システムソリューソンズさまや九州電力さま、総合メディカルさま、グッデイさま、老舗企業の千鳥饅頭総本舗さまや如水庵さまなどにお使いいただいています。 九州には、今までクラウドサービスを入れたことがないという会社も多いのですが、スムーズに利用されています。また、シニアの従業員が多くて個人のパソコンやスマホを持っていない場合でも、会社のパソコンを使ってご利用いただいている会社も結構あります。

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―九州支社には顧客サポートのメンバーもいらっしゃるのですか。

黒川氏　はい、最初は私一人だった支社も、おかげさまでお客さまの増加に伴い今は13名体制になりました。何かあったときは近くに顧客サポート部隊がいるので「安心できる」と言っていただいています。 この１月には、天神・警固公園前にある広いオフィスに移転しました。昨年、オンラインで九州のお客さまのユーザー会を開催したところ、九州の会社だからこそ共通する課題などについて話が盛り上がりました。コロナの状況を見ながら、快適なオフィスでユーザー会を開催していきたいと考えています。

おしゃれな内装が目を引く九州支社の新オフィス。「お客さまにクラウドサービスを提供しているので、スタッフもフリーアドレス制で、好きな場所を選んで仕事をしています」と語る、顧客サポート担当。導入から利用後のサポートまで手厚く支援してくれる。

―最後に、Fukuoka Work Style Conferenceへの意気込みをお聞かせください。

黒川氏　さまざまな方と直接お話しさせていただけることをとても楽しみにしています。業務改善や生産性向上、従業員満足度の向上などにご関心があれば、ぜひお気軽にお声がけください。

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「九州の企業さまのお役に立ちたい」との願いを込め、九州支社の受付には博多献上織の壁紙をあしらった。

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